Qué es una recepcionista virtual y qué hace por tu negocio

Una recepcionista virtual es alguien que coge el teléfono de tu negocio cuando tú no puedes: atiende a quien llama, responde sus preguntas, mira tu agenda y reserva la cita directamente. No es un contestador ni un buzón: completa la reserva y deja todo anotado, igual que haría una persona en tu mostrador.

La diferencia con una recepcionista de carne y hueso es que no tiene horario, no se pone enferma y atiende varias llamadas a la vez. La diferencia con un contestador es que no toma un recado: termina el trabajo.

Lo que hace mientras tú trabajas

• Atiende todas las llamadas, también en hora punta, a la hora de comer y cuando tienes las manos ocupadas con un cliente.
• Responde las preguntas de siempre: precios, duración de cada servicio, dónde estáis, si hay hueco esta semana.
• Mira tu agenda real antes de ofrecer nada: comprueba el horario, la disponibilidad y quién puede hacer ese servicio, y solo ofrece huecos que existen.
• Confirma y recuerda por WhatsApp: el cliente recibe la confirmación al cerrar la cita y un recordatorio antes, y puede cambiarla respondiendo al mensaje.
• Gestiona cambios y cancelaciones siguiendo tus reglas, y te avisa de cada movimiento.

37 %

de las llamadas a salones y centros de estética no reciben respuesta, según el seguimiento de llamadas del sector.

Lo que no es

No es un robot que charla por charlar. Una recepcionista virtual seria tiene prohibido inventar: antes de confirmar una cita comprueba tu horario y tu disponibilidad, y si algo necesita tu criterio, te lo pregunta en lugar de prometerlo. Tu agenda manda; ella solo trabaja con lo que hay.

Tampoco es un software que tengas que aprender. La configuras una vez —servicios, equipo, horario, calendario— y a partir de ahí trabaja sola.

Tú también le hablas: el negocio controla por WhatsApp

Aquí está lo que la hace distinta de cualquier centralita: no solo atiende a tus clientes, también te atiende a ti. Le escribes por WhatsApp lo que cambia en el día a día y lo aplica en tu agenda real. Nunca ejecuta nada sin tu confirmación.

1. El negocio: Ana está de baja hoy

2. Alhabla: Entendido, dejo de ofrecer hueco con Ana. Tenía una cita a las 11:00 — ¿se la muevo a Marcos, que tiene hueco a esa hora?

3. El negocio: Sí, muévela

4. Alhabla: Hecho ✓ La cita de las 11:00 ya está con Marcos y el cliente está avisado.

Lo mismo para «cerramos el sábado por la tarde», «¿qué tengo mañana?» o «mueve la cita de las 5 al viernes». Y si prefieres verlo todo en grande, tienes el mismo chat y la agenda en el panel web.

Cómo se pone en marcha

1. 1

   Crea la cuenta y di qué negocio tienes

   El alta te detecta el tipo de negocio desde Google y prepara servicios y preguntas frecuentes de tu sector.

2. 2

   Revisa servicios, equipo y horario

   Ajusta duraciones, quién hace cada cosa y cuándo abrís. Es lo único que la recepcionista necesita saber.

3. 3

   Conecta tu calendario

   Google, Outlook o Apple. Es su fuente de verdad: ahí lee los huecos y ahí escribe las citas.

4. 4

   Desvía las llamadas y listo

   Tus clientes llaman al número de siempre. Tú sigues trabajando; ella contesta.

Cuánto cuesta

Tres planes según el volumen de llamadas: Inicio a 69 €/mes, Pro a 149 €/mes y Scale a 299 €/mes, con minutos incluidos y 7 días de prueba. La página de planes lleva una calculadora para estimar lo que te cuesta no contestar.